PROSES AUDIT K3
Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut.
1. PERSIAPAN
Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut.
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelumnya yaitu :
Tujuan dan ruang lingkup audit.
Personil pelaksana audit.
Tugas dan tanggung jawab yang jelas.
Jadual kegiatan audit.
Dokumentasi kegiatan audit ( prosedur, form, dll ).
2. PELAKSANAAN
Pengumpulan informasi.
Peninjauan dokumen ( manual, SOP, dll ).
Mempersiapkan alat tulis dan cheklist.
Pembuatan jadual audit.
Breifing tim auditor.
Mempersiapkan APD ( Alat Pelindung Diri ) jika diperlukan.
3. PERENCANAAN:
a. Pertemuan pembuka
Perkenalan dari tim audit
Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit
Penjelasan jadual audit
Menjelaskan proses audit
Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka
b. Kegiatan audit :
Menggunakan daftar periksa ( cheklist )
Melihat bukti obyektif dengan methode : ( Verifikasi, Observasi, Wawancara dan Mencatat secara mendetail bukti obyektif ).
Mekanisme wawancara :
Bersikap kooperatif
Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk
Ciptakan suasana yang nyaman bagi auditee
Berikan waktu yang cukup bagi auditee
Perhatikan bahasa tubuh
Gunakan bahasa yang jelas
Gunakan 5 W, 1 H dan Show me
c. Pertemuan auditor :
Melakukan evaluasi terhadap temuan hasil audit
Mencatat temuan hasil audit ke dalam daftar periksa audit
Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk pertemuan penutup
d. Pertemuan penutup :
Ucapan terima kasih
Tim audit menjelaskan seluruh hasil temuan audit kepada auditee
Auditee melakukan verifikasi terhadap temuan tim audit dan persetujuan atas hasil temuan
4. PEMBUATAN LAPORAN :
Laporan audit yang dibuat merupakan dokumentasi dari keseluruhan audit dan hasil audit sehingga dapat menjadi bahan rapat Tinjauan Ulang Manajemen
Isi dari laporan audit Internal
Detail kegiatan audit ( lokasi, tanggal, Auditee, dll )
Kesimpulan umum
Ruang lingkup audit
Temuan audit dan rekomendasi perbaikan
5. TINDAK LANJUT :
Melakukan pemantauan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yg ditemukan
Sebagai bahan masukan kepada pihak Manajemen
Sebagai pertimbangan untuk frekwensi audit Internal berikutnya
1. PERSIAPAN
Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut.
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelumnya yaitu :
Tujuan dan ruang lingkup audit.
Personil pelaksana audit.
Tugas dan tanggung jawab yang jelas.
Jadual kegiatan audit.
Dokumentasi kegiatan audit ( prosedur, form, dll ).
2. PELAKSANAAN
Pengumpulan informasi.
Peninjauan dokumen ( manual, SOP, dll ).
Mempersiapkan alat tulis dan cheklist.
Pembuatan jadual audit.
Breifing tim auditor.
Mempersiapkan APD ( Alat Pelindung Diri ) jika diperlukan.
3. PERENCANAAN:
a. Pertemuan pembuka
Perkenalan dari tim audit
Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit
Penjelasan jadual audit
Menjelaskan proses audit
Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka
b. Kegiatan audit :
Menggunakan daftar periksa ( cheklist )
Melihat bukti obyektif dengan methode : ( Verifikasi, Observasi, Wawancara dan Mencatat secara mendetail bukti obyektif ).
Mekanisme wawancara :
Bersikap kooperatif
Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk
Ciptakan suasana yang nyaman bagi auditee
Berikan waktu yang cukup bagi auditee
Perhatikan bahasa tubuh
Gunakan bahasa yang jelas
Gunakan 5 W, 1 H dan Show me
c. Pertemuan auditor :
Melakukan evaluasi terhadap temuan hasil audit
Mencatat temuan hasil audit ke dalam daftar periksa audit
Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk pertemuan penutup
d. Pertemuan penutup :
Ucapan terima kasih
Tim audit menjelaskan seluruh hasil temuan audit kepada auditee
Auditee melakukan verifikasi terhadap temuan tim audit dan persetujuan atas hasil temuan
4. PEMBUATAN LAPORAN :
Laporan audit yang dibuat merupakan dokumentasi dari keseluruhan audit dan hasil audit sehingga dapat menjadi bahan rapat Tinjauan Ulang Manajemen
Isi dari laporan audit Internal
Detail kegiatan audit ( lokasi, tanggal, Auditee, dll )
Kesimpulan umum
Ruang lingkup audit
Temuan audit dan rekomendasi perbaikan
5. TINDAK LANJUT :
Melakukan pemantauan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yg ditemukan
Sebagai bahan masukan kepada pihak Manajemen
Sebagai pertimbangan untuk frekwensi audit Internal berikutnya