PROSES AUDIT K3
1. PERSIAPAN
Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut.
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelumnya yaitu :
Tujuan dan ruang lingkup audit.
Personil pelaksana audit.
Tugas dan tanggung jawab yang jelas.
Jadual kegiatan audit.
Dokumentasi kegiatan audit ( prosedur, form, dll ).
2. PELAKSANAAN
Pengumpulan informasi.
Peninjauan dokumen ( manual, SOP, dll ).
Mempersiapkan alat tulis dan cheklist.
Pembuatan jadual audit.
Breifing tim auditor.
Mempersiapkan APD ( Alat Pelindung Diri ) jika diperlukan.
3. PERENCANAAN:
a. Pertemuan pembuka
Perkenalan dari tim audit
Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit
Penjelasan jadual audit
Menjelaskan proses audit
Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka
b. Kegiatan audit :
Menggunakan daftar periksa ( cheklist )
Melihat bukti obyektif dengan methode : ( Verifikasi, Observasi, Wawancara dan Mencatat secara mendetail bukti obyektif ).
Mekanisme wawancara :
Bersikap kooperatif
Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk
Ciptakan suasana yang nyaman bagi auditee
Berikan waktu yang cukup bagi auditee
Perhatikan bahasa tubuh
Gunakan bahasa yang jelas
Gunakan 5 W, 1 H dan Show me
c. Pertemuan auditor :
Melakukan evaluasi terhadap temuan hasil audit
Mencatat temuan hasil audit ke dalam daftar periksa audit
Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk pertemuan penutup
d. Pertemuan penutup :
Ucapan terima kasih
Tim audit menjelaskan seluruh hasil temuan audit kepada auditee
Auditee melakukan verifikasi terhadap temuan tim audit dan persetujuan atas hasil temuan
4. PEMBUATAN LAPORAN :
Laporan audit yang dibuat merupakan dokumentasi dari keseluruhan audit dan hasil audit sehingga dapat menjadi bahan rapat Tinjauan Ulang Manajemen
Isi dari laporan audit Internal
Detail kegiatan audit ( lokasi, tanggal, Auditee, dll )
Kesimpulan umum
Ruang lingkup audit
Temuan audit dan rekomendasi perbaikan
5. TINDAK LANJUT :
Melakukan pemantauan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yg ditemukan
Sebagai bahan masukan kepada pihak Manajemen
Sebagai pertimbangan untuk frekwensi audit Internal berikutnya